Sebas, de eerste syndicus die met Auryth werkt

Een syndicus beantwoordt elke dag vragen waar de wet achter zit. Welke meerderheid is nodig voor deze werken? Wie draagt de kosten van die herstelling? Wat moet er op de agenda van de algemene vergadering, en hoe lang vooraf moet de oproeping vertrekken? Het antwoord moet kloppen, en de mede-eigenaar wil het liefst vandaag.

Sebas is syndicus voor meer dan 350 VME’s in heel Vlaanderen en is de eerste syndicus die met Auryth werkt. Dit artikel beschrijft hoe het team het gebruikt, en vooral waar het de grens trekt.

Een beroep dat dagelijks juridisch werk vraagt

Een syndicus is geen jurist, en wordt toch voortdurend met juridische vragen geconfronteerd. De wetgeving over mede-eigendom regelt wie waarvoor betaalt, welke beslissingen een gewone meerderheid volstaat en welke een grotere meerderheid of zelfs eenparigheid vragen, hoe een algemene vergadering geldig samenkomt en wat er gebeurt als een beslissing wordt betwist. Daarnaast komen er de statuten en het reglement van orde van elke afzonderlijke VME, die op onderdelen van de wet kunnen afwijken en die elk anders zijn.

Bij een portefeuille van meer dan 350 VME’s betekent dit dat dezelfde soort vraag telkens in een andere context terugkomt. De wet is dezelfde, de statuten zijn het niet. Wie dat werk goed wil doen, moet snel kunnen opzoeken, en moet zeker zijn van wat hij opzoekt.

Meestal gaat het niet om uitzonderlijke gevallen, maar om gewone dossiers: een dakrenovatie, een betwiste factuur, een mede-eigenaar die een beslissing van de algemene vergadering wil aanvechten. Elk van die dossiers raakt een of meer bepalingen waarvan de uitkomst afhangt van de precieze tekst.

Het antwoord, en waar het vandaan komt

Bij een algemene chatbot is niet altijd duidelijk waarop een antwoord steunt. Een antwoord kan overtuigend klinken en toch verwijzen naar een artikel dat niet bestaat, een versie van de wet die niet meer geldt of een uitspraak die niet is gewezen. Voor een syndicus is dat een reëel risico: wie een mede-eigenaar een standpunt meedeelt, zet zijn naam en die van zijn kantoor eronder.

Auryth werkt anders. Het toont bij elk antwoord de bron: het wetsartikel of de uitspraak waarop het rust. De lezer ziet dus niet alleen wat er gezegd wordt, maar ook waar hij het kan nalezen. Een medewerker van Sebas kan het antwoord daardoor zelf controleren tegen de brontekst voordat het naar een mede-eigenaar gaat.

“Bij een juridische vraag wil ik het artikel zien, niet alleen het antwoord. Met Auryth heb ik allebei, en dan beslis ik zelf wat we de mede-eigenaar antwoorden.”

Sebastiaan Murre, Sebas

Die volgorde is belangrijk. De bron is geen versiering bij het antwoord, ze is de reden dat het antwoord bruikbaar is. Een medewerker die het artikel voor zich heeft, kan beoordelen of het op de situatie van dit gebouw past, of de statuten er iets aan veranderen en of er een nuance ontbreekt.

De syndicus beslist

Bij Sebas doet AI voorstellen, geen beslissingen. Elk persoonlijk bericht dat een mede-eigenaar per mail of brief ontvangt, wordt door een medewerker nagelezen en verstuurd. Er gaat niets rechtstreeks van een systeem naar een mede-eigenaar.

Dat is een bewuste keuze en geen tijdelijke voorzorg. Een mede-eigenaar die een antwoord krijgt, krijgt het van zijn syndicus, met de verantwoordelijkheid die daarbij hoort. De syndicus kent het gebouw, de geschiedenis van het dossier en de verhoudingen tussen de mede-eigenaars. Dat is context die in geen enkel wetboek staat en die bepaalt hoe een antwoord moet worden geformuleerd, en soms ook of het op dat moment het juiste antwoord is.

Auryth past in die werkwijze. Het opzoekwerk gaat sneller: het zoeken naar de juiste bepaling, het nalezen van de formulering en het vergelijken van wat de wet zegt met wat de situatie vraagt. Het oordeel blijft bij de syndicus. Zo blijft er meer tijd over voor het werk dat niet door software wordt gedaan: de gebouwen en de mensen die erin wonen.

Wat dit betekent voor andere syndici

Voor kantoren met een grote portefeuille is de vraag zelden of ze een juridische vraag kunnen beantwoorden, maar hoe snel en met hoeveel zekerheid. De ervaring bij Sebas wijst op drie voorwaarden die het gebruik van AI in dit beroep verantwoord maken:

1. Elk antwoord noemt zijn bron, zodat het nagelezen kan worden.
2. Een mens controleert wat naar de mede-eigenaar gaat.
3. De beslissing blijft bij de syndicus, die het dossier kent en er verantwoordelijk voor is.

Wie daaraan voldoet, wint tijd zonder aan zorgvuldigheid in te boeten. Wie dat niet doet, vervangt een zoekprobleem door een controleprobleem.